Gestión Documental
El Problema
La gestión manual de los procesos de comunicaciones internas y externas genera impactos negativos en la operación como son:
- Gasto de tiempo en consulta de información para toma de decisiones o ejecución de acciones lo cual implica hasta un 50% del tiempo laboral en muchos casos.
- Se incurren riesgos legales por perdida de la información.
- Se ocasionan demoras en los procesos por que se traspapelan documentos.
- Los procesos se hacen demorados o impredecibles por falta de visibilidad y trazabilidad del documento y del proceso.
- Se duplica la información por la baja reutilización.
- Se imprime sin control documentos generando costos.
La solución
proponemos centralizar todos los canales de entrada y salida de documentos de la organización en solo punto, denominado “Ventanilla de Registro Único”.
Con ello se logra el control y la estandarización de los procesos de recepción, digitalización, registro, distribución y clasificación de los documentos, sean estos de naturaleza física o electrónica.
Los documentos son archivados en expedientes y organizados por departamentos o dependencias administrativas, facilitando la búsqueda de información y el cumplimiento de requisitos y buenas prácticas internacionales de gestión documental.
Los procesos de las compañías en la mayoría de los casos comienzan y terminan con un documento físico o electrónico. El control de los proceso de recepción y emisión de documentos es crítico para asegurar que los usuarios reciben información a tiempo y responden de manera oportuna a los diferentes requerimientos, sean de clientes, ciudadanos, proveedores, asociados o usuarios de otras entidades.