Gestión Documental

una solución para trabajar con su documentación en papel y electrónica de una forma mucho más eficiente.

La oficina digital
ahorra dinero y reduce riesgos.

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El problema

La gestión manual de los procesos de comunicaciones internas y externas genera impactos negativos en la operación como son:

  • Gasto de tiempo en consulta de información para toma de decisiones o ejecución de acciones lo cual implica hasta un 50% del tiempo laboral en muchos casos.
  • Se incurren riesgos legales por perdida de la información.
  • Se ocasionan demoras en los procesos por que se traspapelan documentos.
  • Los procesos se hacen demorados o impredecibles por falta de visibilidad y trazabilidad del documento y del proceso.
  • Se duplica la información por la baja reutilización.
  • Se imprime sin control documentos generando costos.
solucion grande

La solución

proponemos centralizar todos los canales de entrada y salida de documentos de la organización en solo punto, denominado “Ventanilla de Registro Único”.

Con ello se logra el control y la estandarización de los procesos de recepción, digitalización, registro, distribución y clasificación de los documentos, sean estos de naturaleza física o electrónica.

Los documentos son archivados en expedientes y organizados por departamentos o dependencias administrativas, facilitando la búsqueda de información y el cumplimiento de requisitos y buenas prácticas internacionales de gestión documental.


La oficina digital
ahorra dinero y reduce riesgos.

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GASTOS

Reducción en uso del papel, fotocopias, impresoras, faxes, etc. Reducción en gastos de mensajería.

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INFORMACIÓN

Informes de correspondencia, Acceso centralizado a contenidos dispersos (p.ej. en sedes distintas).

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MEDIO AMBIENTE

Reducción de la tala de árboles, Racionalización del consumo eléctrico, Reducción de contaminación.

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PRODUCTIVIDAD

Tiempos de búsqueda, Tiempos de procesamiento de solicitudes, facturas, trámites.

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RIESGOS

Cumplimiento de plazos legales o procedimentales, Multas por incumplimientos legales.

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PRODUCTIVIDAD

No se “quema” al empleado, se controlan las cargas de trabajo, Se evitan tareas repetitivas.

Listo para comenzar?

Todo nuestro equipo de trabajo está atento y dispuesto para resolver todas tus inquietudes o necesidades.

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