Gestión Documental
una solución para trabajar con su documentación en papel y electrónica de una forma mucho más eficiente.
La oficina digital
ahorra dinero y reduce riesgos.
El problema
La gestión manual de los procesos de comunicaciones internas y externas genera impactos negativos en la operación como son:
- Gasto de tiempo en consulta de información para toma de decisiones o ejecución de acciones lo cual implica hasta un 50% del tiempo laboral en muchos casos.
- Se incurren riesgos legales por perdida de la información.
- Se ocasionan demoras en los procesos por que se traspapelan documentos.
- Los procesos se hacen demorados o impredecibles por falta de visibilidad y trazabilidad del documento y del proceso.
- Se duplica la información por la baja reutilización.
- Se imprime sin control documentos generando costos.
La solución
proponemos centralizar todos los canales de entrada y salida de documentos de la organización en solo punto, denominado “Ventanilla de Registro Único”.
Con ello se logra el control y la estandarización de los procesos de recepción, digitalización, registro, distribución y clasificación de los documentos, sean estos de naturaleza física o electrónica.
Los documentos son archivados en expedientes y organizados por departamentos o dependencias administrativas, facilitando la búsqueda de información y el cumplimiento de requisitos y buenas prácticas internacionales de gestión documental.
La oficina digital
ahorra dinero y reduce riesgos.
GASTOS
Reducción en uso del papel, fotocopias, impresoras, faxes, etc. Reducción en gastos de mensajería.
INFORMACIÓN
Informes de correspondencia, Acceso centralizado a contenidos dispersos (p.ej. en sedes distintas).
MEDIO AMBIENTE
Reducción de la tala de árboles, Racionalización del consumo eléctrico, Reducción de contaminación.
PRODUCTIVIDAD
Tiempos de búsqueda, Tiempos de procesamiento de solicitudes, facturas, trámites.
RIESGOS
Cumplimiento de plazos legales o procedimentales, Multas por incumplimientos legales.
PRODUCTIVIDAD
No se «quema» al empleado, se controlan las cargas de trabajo, Se evitan tareas repetitivas.
Listo para comenzar?
Todo nuestro equipo de trabajo está atento y dispuesto para resolver todas tus inquietudes o necesidades.